Shopify mağazan Birleşik Krallık’ta VAT’a (KDV) kayıtlıysa gönderdiğin faturalar yasal belgedir. HMRC bu faturaların neleri içermesi gerektiğini, ne zaman düzenleneceğini ve ne kadar saklanacağını açıkça belirler. Eksik bir VAT numarası ya da her yıl baştan başlayan bir fatura numarası, kurumsal müşterinin KDV iadesinin reddedilmesine yeter.
Bu rehber, 2026’da HMRC’nin bir UK VAT faturasından ne beklediğini, Shopify’ın kendi belgelerinin nerede yetersiz kaldığını, Nisan 2029’da zorunlu e-faturaya geçişle neyin değişeceğini ve mağazanda bugün uygulayabileceğin 10 maddelik kontrol listesini anlatır. Birleşik Krallık’ta kayıtlı Shopify satıcıları için yazıldı; AB’deki kurumsal müşterilere satış yapıyorsan reverse charge (ters ibraz) kuralları birkaç ek bilgi gerektirir, bunu reverse charge ve müşterinin KDV numarası rehberinde ele alıyoruz.
Kimler VAT faturası düzenlemek zorunda
İşletmen VAT’a kayıt olduğu anda VAT faturası düzenlemen gerekir. Vergiye tabi cironun herhangi bir 12 aylık dönemde 90.000 £’u geçmesi durumunda kayıt zorunludur; birçok satıcı stok ve yazılım alımlarındaki KDV’yi geri alabilmek için bu eşiğin altında da gönüllü kayıt olur.
- VAT’a kayıtlı müşterilere B2B satışlar: VAT faturası düzenlemek zorundasın. Müşterin sana ödediği KDV’yi geri almak için bu faturaya ihtiyaç duyar.
- B2C (perakende) satışlar: yalnızca müşteri isterse VAT faturası vermen gerekir. Uygulamada Shopify satıcılarının çoğu her siparişte fatura gönderir, çünkü müşteriler bunu bekler ve destek yükünü azaltır.
- Sıfır oranlı ve istisna satışlar: VAT faturası yasal olarak zorunlu değildir; ancak düzenlersen bu kalemleri KDV’siz olarak ayrı göster.
Tam bir VAT faturasında bulunması gereken 14 bilgi
HMRC kuralları (1995 VAT Yönetmeliği, 14. madde) tam bir VAT faturasında aşağıdaki bilgileri ister. Sağdaki sütun Shopify’da neyi kontrol etmen gerektiğini gösterir.
| # | Zorunlu bilgi | Shopify notu |
|---|---|---|
| 1 | Benzersiz, sıralı fatura numarası | Shopify sipariş numarası fatura numarası değildir. Hiç sıfırlanmayan ve tekrar kullanılmayan ayrı bir seri kullan. |
| 2 | Teslim zamanı (tax point) | Genellikle ödeme ya da gönderim tarihi. |
| 3 | Düzenleme tarihi | Tax point’ten farklı olabilir. |
| 4 | İşletme adın ve adresin | Yalnızca mağaza adı değil, yasal unvan. |
| 5 | VAT kayıt numaran | GB ve ardından 9 hane. |
| 6 | Müşteri adı ve adresi | Siparişteki fatura bilgileri. |
| 7 | Mal veya hizmetin tanımı | Ürün adı ve varyant. |
| 8 | Mal miktarı veya hizmetin kapsamı | Satır bazında. |
| 9 | Birim fiyat | KDV hariç. |
| 10 | Satır bazında KDV oranı | %20, %5 veya %0. |
| 11 | Satır bazında KDV hariç tutar | Kargo ayrı bir satır olarak yer almalı. |
| 12 | KDV hariç toplam | Tüm satırlar için. |
| 13 | Varsa nakit iskonto oranı | Yalnızca iskonto sunuyorsan. |
| 14 | Sterlin cinsinden toplam KDV | Diğer tutarlar herhangi bir para biriminde olabilir. |
İki ek bilgi yalnızca belirli durumlarda gerekir: KDV’yi müşterinin beyan ettiği durumlarda reverse charge ibaresi ve ikinci el ürünleri marj rejimiyle satıyorsan margin scheme ibaresi.
Basitleştirilmiş ve değiştirilmiş faturalar
- Basitleştirilmiş fatura (KDV dahil 250 £ veya altı): yalnızca adını, adresini ve VAT numaranı, tax point’i, tanımı, KDV oranını, KDV dahil ödenecek toplamı ve (birden fazla oran uyguluyorsan) her oran için KDV dahil toplamı göstermen yeterlidir. İstisna satışlar içeremez.
- Değiştirilmiş fatura (250 £ üzeri, perakende): müşterin kabul ederse satır tutarlarını KDV dahil gösterebilirsin; ancak faturada KDV hariç toplam, KDV tutarı ve KDV dahil toplam da yer almalıdır.
Süreler ve döviz
- Faturayı 30 gün içinde düzenle: süre tax point’ten, müşteri peşin ödediyse ödeme tarihinden başlar. Shopify siparişlerinin neredeyse tamamı ödeme adımında ödendiği için süre genellikle o anda başlar.
- Euro veya dolarla satış: herhangi bir para biriminde fiyatlandırıp fatura kesebilirsin; ancak toplam KDV, HMRC’nin kabul ettiği bir kurla (teslim anındaki UK piyasa kuru ya da HMRC’nin yayımladığı dönem kuru) sterline çevrilerek gösterilmelidir.
Shopify Markets ve çoklu para birimi
Shopify Markets ile yerel para birimlerinde satış yapıyorsan faturanın KDV toplamını müşterinin para biriminin yanında sterlin olarak da gösterdiğini kontrol et. KDV’yi yalnızca euro olarak gösteren bir fatura UK kuralını karşılamaz.
İadeler için credit note (iade faturası) gerekir
Bir siparişin tamamını veya bir kısmını iade ettiğinde, orijinal faturayı düzenlemek ya da silmek yerine credit note düzenle. Credit note’ta kendi numarası ve tarihi, senin ve müşterinin bilgileri, iadenin nedeni, iade edilen mal veya hizmet, iade edilen tutar ve KDV ile orijinal faturanın numarası ve tarihi yer almalıdır. Bir faturayı silmek numara serisinde boşluk bırakır; HMRC sorarsa bunu açıklaman gerekir.
Faturalar ne kadar saklanır
Tüm fatura ve credit note’lar dahil VAT kayıtlarını en az 6 yıl, AB satışları için One Stop Shop (OSS) kullanıyorsan 10 yıl sakla. Making Tax Digital kapsamında VAT kayıtlarının dijital tutulması ve bağlantılı yazılımlar üzerinden KDV beyannamesine aktarılması gerekir; yalnızca PDF dolu bir klasör yeterli değildir. Fatura aracının, muhasebe yazılımının içe aktarabileceği veriyi dışa aktarabilmesi gerekir.
Shopify ne sunuyor, eksikler neler
Shopify Tax, Birleşik Krallık ve AB’ye gönderilen siparişler için VAT faturası oluşturabilir. Temel ihtiyacı karşılar, ancak güvenmeden önce sınırlarını kontrol et:
- Fatura sipariş durumu sayfasında gösterilir; müşteriye otomatik e-postayla gönderilmez.
- Her sipariş için mevcut değildir: gümrük vergisi alınan siparişler, Portekiz’e gönderilen siparişler ve Shopify ödeme sayfası dışında verilen siparişler kapsam dışıdır.
- İadeler otomatik olarak eşleşen bir credit note üretmez.
B2B, sınır ötesi ya da yüksek hacimli satış yapıyorsan fatura ve credit note’ların otomatik oluşturulup gönderilmesini istersin. Specifek olarak geliştirdiğimiz InvoiceFlow Pro gibi uygulamalar, ödenen her siparişte numaralı bir PDF fatura ve her iadede bir credit note düzenler; reverse charge ve ihracat sıfır oranını müşterinin ülkesine ve VAT numarasına göre uygular. Hangi aracı kullanırsan kullan, yukarıdaki 14 maddelik tabloyla test et.
Sırada ne var: Nisan 2029’dan itibaren zorunlu e-fatura
Birleşik Krallık hükümeti, Nisan 2029’dan itibaren işletmeler arası (B2B) ve kamuya (B2G) düzenlenen VAT faturalarının yapılandırılmış e-fatura olarak gönderilmesi gerektiğini teyit etti. Haziran 2026’da ağ olarak Peppol’u onayladı; işletmeler faturalarını akredite erişim noktaları üzerinden gönderip alacak (dört köşeli model). Tüketicilere (B2C) düzenlenen faturalar kapsam dışı; ayrıntılı yol haritasının 2026 Bütçesi ile açıklanması bekleniyor.
Ağırlıklı olarak tüketicilere satış yapan Shopify satıcıları için pek bir şey değişmez. Siparişlerinin kayda değer bir kısmı işletmelerden geliyorsa 2029’dan önce Peppol e-fatura gönderebilen bir fatura aracı planla ve müşterilerinin VAT numaralarını şimdiden düzenli tut. E-fatura zorunlulukları rehberi AB takvimini ve şimdi ne hazırlanacağını anlatıyor.
10 maddelik kontrol listen
- VAT kayıt durumunu 90.000 £ eşiğine göre kontrol et.
- Ayrı ve sıralı bir fatura numarası serisi kullan.
- Her faturada yasal unvanını, adresini ve VAT numaranı göster.
- Hem tax point’i hem düzenleme tarihini kaydet.
- Satır bazında birim fiyat, miktar, KDV oranı ve KDV tutarı göster.
- EUR veya USD siparişlerde bile toplam KDV’yi sterlin olarak göster.
- Basitleştirilmiş faturayı yalnızca 250 £ ve altındaki satışlarda kullan.
- Faturaları 30 gün içinde düzenle; her iade için credit note kes.
- Kayıtları Making Tax Digital için dijital olarak 6 yıl (OSS ile 10 yıl) sakla.
- Nisan 2029’a kadar Peppol e-faturayı destekleyecek bir fatura yazılımı seç.
Yeni bir mağaza mı kuruyorsun ya da Shopify’a mı geçiyorsun? Shopify mağaza kurulumu hizmetimiz vergi, fatura ve ödeme ayarlarını ilk günden doğru yapılandırır.
Sık sorulan sorular
Shopify sipariş onayı geçerli bir VAT faturası mıdır?
Genellikle hayır. Sipariş onayında çoğu zaman ayrı ve sıralı bir fatura numarası, tax point, VAT kayıt numaran ve HMRC’nin istediği satır bazında KDV dökümü bulunmaz. Yanında gerçek bir VAT faturası gönder.
Her müşteriye VAT faturası göndermek zorunda mıyım?
VAT’a kayıtlı kurumsal müşterilere 30 gün içinde fatura düzenlemek zorundasın. Perakende müşterilere yalnızca talep ederlerse vermen gerekir; ancak her siparişte göndermek iyi bir uygulamadır ve destek e-postalarını azaltır.
Euro veya dolar ile fatura kesebilir miyim?
Evet. Fiyatlar ve toplamlar herhangi bir para biriminde olabilir; ancak toplam KDV, teslim anındaki UK piyasa kuru ya da HMRC’nin yayımladığı dönem kuruyla sterline çevrilerek belirtilmelidir.
Basitleştirilmiş VAT faturası sınırı nedir?
KDV dahil 250 £. Bu tutarın üzerinde tam VAT faturası ya da müşteri kabul ederse perakende satışlar için değiştirilmiş fatura gerekir.
VAT faturalarını ne kadar saklamalıyım?
En az 6 yıl; AB One Stop Shop kullanıyorsan 10 yıl. Making Tax Digital kapsamında kayıtların dijital tutulması gerekir.
Zorunlu e-fatura Shopify mağazamı etkiler mi?
Nisan 2029’dan itibaren işletmelere ve kamu kurumlarına düzenlenen VAT faturaları Peppol e-faturası olarak gönderilmelidir. Tüketicilere yapılan satışlar kapsamda değildir; yalnızca B2C satış yapan mağazalar büyük ölçüde etkilenmez.
Genel bilgidir, vergi danışmanlığı değildir
Bu rehber Eylül 2026 itibarıyla HMRC kurallarını özetler. Faturalama şeklini değiştirmeden önce kendi durumunu muhasebecinle ya da HMRC ile teyit et.